Náš kolega Mgr. Daniel Urban se ve svých pravidelných článcích (zde a zde) věnoval problematice shromáždění SVJ v době pandemie a hlasování per rollam.
Jak je to ale se schůzí družstva a s případným hlasováním per rollam v družstvu v době pandemie? A má družstvo povinnost členskou schůzi i přes pandemii svolat?
Povinnost svolat členskou schůzi
Podívejme se nejdříve na povinnost svolat členskou schůzi. Zákon[1] ukládá představenstvu povinnost svolat schůzi nejméně jednou za účetní období. Stanovy družstva mohou obsahovat i povinnost častější. Tato povinnost není z důvodu pandemie zrušena, aktuálně však jejímu splnění brání mimořádná opatření omezující shromažďování osob, která dopadají prakticky na všechna družstva.
Budou-li ovšem opatření zrušena, představenstvo (má-li pro dané účetní období stále povinnost schůzi svolat) by se o takové svolání mělo pokusit, aby dostálo svým povinnostem statutárního orgánu a péče řádného hospodáře. Nesvolání členské schůze z pouhé obavy z nakažení (za předpokladu, že tomu vydaná opatření nebrání), by nemuselo v případném právním přezkumu obstát.
Hlasování per rollam
Hlasování per rollam neboli hlasování mimo členskou schůzi (bez svolání členské schůze) je zákonem či stanovami upravený způsob rozhodování družstva a probíhá distančním způsobem. Základním předpokladem je, že stanovy družstva hlasování per rollam výslovně připouštějí (pokud nikoli, viz dále možnost řešení v době pandemie).
Navíc, pokud jde o případ, kdy ze zákona musí být rozhodnutí členské schůze osvědčeno veřejnou listinou (zejména změna stanov, zrušení družstva, přeměna apod.), bude se způsob hlasování per rollam lišit nyní a pokud proběhne až po 1.1.2021.
Průběh a způsob hlasování per rollam do 31.12.2020
Prvním krokem pro hlasování per rollam je rozeslání návrhu rozhodnutí všem členům (na adresu dle seznamu členů), a to osobou oprávněnou svolat členskou schůzi (ve většině případů představenstvo). Návrh musí obsahovat text rozhodnutí a jeho odůvodnění, lhůtu pro doručení vyjádření člena družstva dle stanov, popř. 15 dnů dle zákona, která započne běžet doručením členu družstva. Dále musí obsahovat i podklady potřebné pro přijetí rozhodnutí a popř. další údaje, pokud tak stanovy určí. Pokud člen družstva vyjádření družstvu nedoručí, platí, že s návrhem nesouhlasí.
Pokud má být rozhodnutí osvědčeno veřejnou listinou (notářský zápis), pak i toto vyjádření člena musí mít formu veřejné listiny, tedy notářského zápisu (jinak od 1.1.2021, viz dále) a obsahovat návrh rozhodnutí členské schůze, kterého se vyjádření týká. Rozhodná většina se počítá ze všech členů družstva a výsledek je oznamován osobou oprávněnou svolat členskou schůzi způsobem stanoveným pro svolání členské schůze.
Průběh a způsob hlasování per rollam v družstvu od 1.1.2021
Od 1.1.2021 se významně zjednodušuje rozhodování per rollam ve věcech, které musejí být osvědčeny veřejnou listinou. V těchto případech sice zůstává zachována povinnost vyhotovit návrh rozhodnutí ve formě veřejné listiny, ale členům družstva bude zasílána pouze kopie návrhu.
Vyjádření člena družstva již nebude muset mít formu notářského zápisu, ale postačí, že bude vyjádření podepsáno s úředně ověřeným podpisem. Náklady na hlasování se tak členům (popř. družstvu, pokud je za členy hradilo) sníží výrazným způsobem, a to na 30 – 70,- Kč na člena. Ve zbytku zůstává postup členů stejný.
Notářským zápisem musí být následně osvědčeno až celkové rozhodnutí členské schůze, které bylo prostřednictvím per rollam přijato a družstvo nebo osoba oprávněná ke svolání členské schůze takové rozhodnutí rozešle v kopii všem členům družstva způsobem, který je stanoven pro svolání členské schůze.
Zákon nově rovněž stanoví na jisto datum přijetí rozhodnutí, kterým je doručení vyjádření posledního člena družstva, popř. uplynutí 15-ti denní lhůty pro vyjádření poslednímu z členů; samozřejmě za předpokladu, že bylo dosaženo potřebné většiny.
Co když ve stanovách možnost hlasovat per rollam nemáme?
Do 31.12.2020 může družstvo hlasování per rollam využít i tak. Tuto možnost zakládá tzv. lex covid[2] pro případ, že byla vyhlášena mimořádná opatření při epidemii, která znemožňují nebo podstatně znesnadňují konání zasedání orgánu právnické osoby (kterým je bezesporu i členská schůze jako nejvyšší orgán družstva). V těchto případech lze konat hlasování per rollam o všech věcech i tehdy, není-li to výslovně dovoleno ve stanovách. V takovém případě se rozhodování per rollam bude řídit výše popsanou zákonnou úpravou, ale pozor, zatím ještě stále úpravou účinnou do 31.12.2020 (viz výše), tedy s vyššími náklady na rozhodování ve věcech osvědčovaných notářským zápisem.
Zda a jak bude lex covid prodloužen pro rok 2021 je zatím nejisté.
A co rozhodování delegátů per rollam?
Pro úplnost se podívejme i na hlasování per rollam u delegátů družstva, které je jinak zákonem výslovně zakázáno. I na tuto skutečnost lex covid pamatuje a výslovně stanoví, že zákaz hlasování per rollam při rozhodování delegátů se v současné době nepoužije. Hlasování delegátů tak může ve formě per rollam proběhnout, a to způsobem, jakým je prováděno per rollam hlasování v družstvu bez delegátů. Ale pozor, zatím opět pouze do 31.12.2020, nebude-li lex covid prodloužen.
Závěr
Jakkoli není hlasování per rollam ve většině družstev preferovanou volbou, lze jej v současné době vřele doporučit a vyřešit jak záležitosti, které již nesnesou odkladu, tak i další agendu družstva. Pokud by však družstvo zvažovalo hlasování per rollam, které vyžaduje osvědčení veřejnou listinou, vyplatí se naopak počkat do příštího roku, kdy dojde k výraznému snížení nákladů na tuto formu hlasování. Nemá-li však družstvo hlasování per rollam ve stanovách, může tento způsob hlasování využít pouze do konce tohoto roku.
Rozhodně se však není třeba hlasování per rollam obávat, a pokud byste měli pocit, že nevíte jak na něj, rádi Vám s tím pomůžeme.
Zajímají-li Vás průběžné novinky (nejen) z oblasti družstevního práva, přihlaste se k našemu newsletteru v pravé dolní části stránky.
[1] Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech.
[2] Zákon č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby.
JUDr. Jiří Janoušek | advokát
jiri.janousek@janousekadvokat.cz
