V třetím díle seriálu o změnách v právní úpravě družstev se podíváme na úpravu hlasování členské schůze per rollam. Novela zásadním způsobem od 1.1.2021 zjednodušuje hlasování per rollam v situacích, kdy ze zákona musí být rozhodnutí členské schůze osvědčeno veřejnou listinou (změna stanov, zrušení družstva, přeměna apod.).

S ohledem na uplynulý rok lze rovněž všem družstvům doporučit, aby hlasování per rollam začlenili do svých stanov.

Pro družstva, která již hlasování per rollam upravené ve stanovách mají, je rovněž pravá doba na zhodnocení, zda se jejich nastavení osvědčilo. Pokud byly odhaleny nedostatky, je vhodný čas s případnými dalšími změnami stanov nastavit novým způsobem i hlasování per rollam.

Hlasování per rollam

Hlasování per rollam neboli hlasování mimo členskou schůzi (bez svolání členské schůze) je zákonem či stanovami upravený způsob rozhodování družstva, který probíhá distančním způsobem. Základním předpokladem hlasování je, že stanovy družstva hlasování per rollam výslovně připouštějí.

Za doby epidemie COVID-19 rozšířil tzv. lex covid[1] možnosti využití hlasování per rollam i na dobu, kdy byla vyhlášena mimořádná opatření, která znemožňují nebo podstatně znesnadňují konání zasedání orgánu právnické osoby. Tím je bezesporu i členská schůze jako nejvyšší orgán družstva. Za takových okolností lze konat hlasování per rollam o všech věcech i tehdy, není-li to výslovně dovoleno ve stanovách.

Za účinnosti lex covid je umožněno i hlasování per rollam u shromáždění delegátů, jakkoli je jinak zákonem výslovně zakázáno.

V současné době je vládou schválen návrh novely zákona, který lex covid v této části prodlužuje do 30.6.2021. Zda v této podobě projde legislativním procesem Vás budeme informovat blogovým příspěvkem, popř. i prostřednictvím našeho newsletteru, pokud jste k němu přihlášeni.

A jak v praxi per rollam využít?

Průběh a způsob hlasování per rollam do 31.12.2020

Prvním krokem pro hlasování per rollam je rozeslání návrhu rozhodnutí všem členům (na adresu dle seznamu členů), a to osobou oprávněnou svolat členskou schůzi (ve většině případů představenstvo). Návrh musí obsahovat text rozhodnutí a jeho odůvodnění, lhůtu pro doručení vyjádření člena družstva dle stanov, popř. 15 dnů dle zákona, která započne běžet doručením členovi družstva. Dále musí obsahovat i podklady potřebné pro přijetí rozhodnutí a popř. další údaje, pokud tak stanovy určí. Pokud člen družstva vyjádření družstvu nedoručí, platí, že s návrhem nesouhlasí.

Má-li být rozhodnutí osvědčeno veřejnou listinou (notářský zápis), pak i toto vyjádření člena musí mít formu veřejné listiny, tedy notářského zápisu (jinak od 1.1.2021, viz dále) a obsahovat návrh rozhodnutí členské schůze, kterého se vyjádření týká. Většina se počítá ze všech členů družstva a výsledek je oznamován osobou oprávněnou svolat členskou schůzi způsobem stanoveným pro svolání členské schůze.

Průběh a způsob hlasování per rollam v družstvu od 1.1.2021

Od 1.1.2021 se významně zjednodušuje rozhodování per rollam ve věcech, které musejí být osvědčeny veřejnou listinou. V těchto případech sice zůstává zachována povinnost vyhotovit návrh rozhodnutí ve formě veřejné listiny (a členům rozeslat kopii), ale vyjádření člena družstva již nebude muset mít formu notářského zápisu. Nově postačí, že bude vyjádření podepsáno s úředně ověřeným podpisem.

Výrazně se tak členům sníží náklady na hlasování (popř. družstvu, pokud je za členy hradilo), a to na 30 ‑ 70,- Kč na člena. Ve zbytku zůstává postup členů stejný.

Notářským zápisem musí být osvědčeno až celkové rozhodnutí členské schůze, které bylo prostřednictvím per rollam přijato a družstvo nebo osoba oprávněná ke svolání členské schůze takové rozhodnutí rozešle v kopii všem členům družstva způsobem, který je stanoven pro svolání členské schůze.

Zákon nově rovněž stanoví konkrétní datum přijetí rozhodnutí, kterým je doručení vyjádření posledního člena družstva, popř. uplynutí 15ti denní lhůty pro vyjádření posledního z členů; samozřejmě za předpokladu, že bylo dosaženo potřebné většiny.

Závěr

Jakkoli není hlasování per rollam ve většině družstev preferovanou volbou, lze je nejen v současné době vřele doporučit a vyřešit jak záležitosti, které již nesnesou odkladu, tak i další agendu družstva.

Je vhodné si ve stanovách stanovit podrobnější pravidla pro hlasování, včetně vymezení technického řešení hlasování.

Pokud by však družstvo zvažovalo hlasování per rollam, které vyžaduje osvědčení veřejnou listinou, vyplatí se vyčkat do příštího roku, kdy dojde k výraznému snížení nákladů na tuto formu hlasování. I pokud nemá družstvo hlasování per rollam ve stanovách, je vysoce pravděpodobné, že lex covid bude prodloužen i do příštího roku (vládou schváleno a toho času v legislativním procesu).

Rozhodně se však není třeba hlasování per rollam obávat, a pokud byste měli pocit, že nevíte jak na něj, rádi Vám s tím pomůžeme, jakož i s jeho praktickým nastavení ve stanovách.

Zajímají-li Vás průběžné novinky (nejen) z oblasti družstevního práva, přihlaste se k našemu newsletteru v pravé dolní části stránky.

[1] Zákon č. 191/2020 Sb., o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby.


Mgr. Lukáš Slavník | advokátní koncipient

lukas.slavnik@janousekadvokat.cz

Print Friendly, PDF & Email