V druhém dílu seriálu o změnách v úpravě družstev se podíváme na novinky v úpravě úřední desky, členské schůze a nových možnostech zmocnění pro hlasování na členské schůzi.
Úřední deska v sídle družstva
Problematika úřední desky družstva byla výrazně zpřesněna. Novela odstraňuje výkladovou nejasnost, neboť praxe dovozovala možnost, aby informační deska byla pouze na internetových stránkách družstva.
Novela tento názor nepodpořila a nové znění výslovně stanovuje, že informační deska musí být vždy zřízena v sídle družstva a stanovy mohou pouze určit, zda bude umístěna i druhotně na internetových stránkách.
Současně tak byla odstraněna i povinnost, aby družstvo vždy internetové stránky muselo zřídit.
Pokud však působnost členské schůze zčásti nebo zcela plní shromáždění delegátů, je kromě zřízení běžné informační desky pro družstva povinné i zřízení internetové úřední desky.
Členská schůze, uveřejnění pozvánky a zmocnění pro členskou schůzi
K zásadním změnám došlo rovněž v úpravě členské schůze, zejména ve způsobech rozeslání pozvánek, jakož i ve věci zmocnění k hlasování v průběhu členské schůze.
Zákon v novelizované podobě výslovně stanoví, že pozvánka musí být vždy uveřejněna na informační desce družstva a určí-li tak stanovy, tak kupř. i na internetových stránkách. Praxe některých družstev, která nahrazovala fyzickou informační desku čistě elektronickou formou, tedy nebude dále možná.
Současně je ze zákona pozvánka zasílána na adresu družstevníků uvedenou v seznamu členů. Zákon nově výslovně umožňuje, aby pozvánka byla se souhlasem člena družstva zaslána elektronicky na e-mailovou adresu uvedenou v seznamu členů.
Jak získat souhlas člena s elektronickým doručováním pozvánky?
Souhlas může člen udělit prakticky jakýmkoli způsobem, z něhož plyne tato vůle člena družstva, který si družstvo přezkoumatelně uchová ve svém archivu. Za účelem získání souhlasu se zápisem elektronické adresy do seznamu členů pro doručování lze doporučit aktivně oslovit členy družstva s připraveným formulářem k vyplnění.
Při elektronickém doručování je třeba mít na zřeteli, že s ohledem na ochranu osobních údajů nelze rozeslat hromadný email, ze kterého by všichni členové družstva viděli emailové adresy ostatních. V případě hromadného rozeslání (a nikoli jeden po druhém) je tak třeba využívat funkci skryté kopie emailu, popř. speciální program, který rozešle pozvánky bez zveřejnění adres ostatním adresátům.
Zastoupení na členské schůzi na základě plné moci
Novela zavádí též novinku v možnosti určit ve stanovách nižší počet zastoupených členů družstva jedním zmocněncem na členské schůzi, než je současná 1/3 členů družstva. Stanovy mohou rovněž nově určit, že zastoupit člena může výhradně jiný člen družstva.
Novela očividně cílí na větší aktivitu členů v rámci družstva a jejich osobní účast na členské schůzi. Je však myslitelné, že by taková ustanovení stanov naopak mohla mít za následek faktické snížení usnášeníschopnosti členské schůze. Doporučujeme proto být se stanovením těchto limitů obezřetní a dobře promyslet jejich důsledky.
Zpřístupnění účetní závěrky před členskou schůzí
Zákon nově výslovně specifikuje (respektive zpřesňuje, co z něj i dříve vyplývalo) povinnost představenstva zpřístupnit účetní závěrku družstva alespoň 15 dnů před dnem konání členské schůze, na které je schvalována. Zpřístupnění má být umožněno v sídle družstva, popř. na jiném místě, které je určené v pozvánce na členskou schůzi.
Závěr
Jako vítanou změnu vnímáme zejména zákonnou možnost elektronického rozesílání pozvánek na členskou schůzi na základě souhlasu člena družstva, která může nejen urychlit proces obeslání, ale současně i snížit náklady družstva na tištěné materiály.
Pokud byste si nebyli jisti, jakým způsobem družstevníky oslovit, či jak by měl souhlas člena družstva vypadat, rádi Vám poradíme.
V příštím dílu se podíváme na možnost hlasování mimo členskou schůzi, tedy hlasování per rollam.
Zajímají-li Vás průběžné novinky (nejen) z oblasti družstevního práva, přihlaste se k našemu newsletteru v pravé dolní části stránky.
JUDr. Jiří Janoušek | advokát
jiri.janousek@janousekadvokat.cz
